O equilíbrio entre receitas e despesas é um fator fundamental para o sucesso de uma empresa. Organizações que gastam mais do que arrecadam são aquelas que não conseguem se manter por mais tempo no mercado, demonstrando pouca capacidade de investir constantemente em novos negócios.
Então como podemos gerenciar bem o orçamento de uma empresa?
Defina um período
Acompanhe o fluxo de caixa de sua empresa diariamente, semanalmente ou até mesmo mensalmente. Não deixe para verificar em um período maior do que 30 dias, pois é mais fácil que surjam erros e eles se tornam mais difíceis de corrigir com o tempo.
A periodicidade ideal dependerá muito do porte e volumes de negócios realizados pela empresa.
Identifique suas receitas e despesas
Desenvolva uma metodologia de cores para identificar as entradas e saídas de recursos. Assim, você consegue promover um balanço diário positivo ou negativo.
Registre todas as despesas
A organização é fundamental para o bom gerenciamento. Faça um levantamento de todas as contas a pagar e a receber. Considere também contas de consumos, aluguéis e todas as entradas e saídas fixas. Todas essas despesas são diretamente relacionadas ao seu negócio e impactam o caixa.
Organize as despesas em categorias
Com o intuito de setorizar melhor a sua empresa e ver quais tipos de serviços estão sendo utilizados, uma boa forma é categorizar suas entradas e saídas em fixas ou variáveis. Se categorizarmos as quantidades de lançamentos, será mais fácil controlar as despesas e entender o que tem gerado mais lucros, serviços específicos, manutenções, vendas ou contratos recorrentes de fornecedores.
Evite criar muitas categorias, porque isso faz com que seus gastos sejam fracionados e que você não consiga ver plenamente os seus números. Por exemplo, uma categoria para o salário de cada colaborador e outra para apurar o valor total gasto com salários faz com que depois tenhamos que somar cada linha.
Em suma, ter uma metodologia ou um processo organizado facilita na velocidade de análise de dados para importantes tomadas de decisões.
Crie centros de custos e lucros
Para controlar o fluxo de caixa de diferentes departamentos, o mais aconselhável é criar centro de custos e de lucros. Assim, há um maior levantamento de quais áreas foram responsáveis por quais receitas ou despesas.
Use ferramentas de Gestão Orçamentária
Uma boa planilha de Excel pode auxiliar muito quando o assunto é gerenciar as contas do seu empreendimento e não extrapolar seu orçamento mensal. Além de administrar os recursos da sua empresa de forma bastante assertiva, uma boa planilha ajuda a controlar um teto de gastos, o fluxo de caixa e movimentações.
Ficou interessado em saber mais? Entre em contato conosco pelo e-mail diretoria.financeiro@ahkbrasil.com ou (+55 11) 5187-5117.
José Daniel Guzman é o Diretor do Departamento Financeiro da Câmara Brasil-Alemanha de São Paulo.