Com experiência de cerca de 15 anos nessa área, posso afirmar que a organização e execução de eventos, sejam eles de pequeno, médio ou grande portes não são uma tarefa fácil, uma vez que muitos detalhes e pormenores precisam ser considerados.
Em primeiro lugar é fundamental entender as necessidades que o evento irá demandar, pois as tarefas vão desde a decoração e alimentação até a recepção e acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza de cada evento.
Para que tudo seja feito de maneira organizada e que não se tenha surpresas desagradáveis no planejamento e execução, é recomendado que se faça uma reunião prévia com os envolvidos para elaboração de um briefing e uma definição da abrangência do evento. A partir desse ponto, pode-se seguir com a organização.
Listo abaixo algumas dicas que entendemos serem essenciais para o sucesso ao organizar um evento:
Faça um Check List
Fazer um levantamento do que será necessário para organização e execução do evento é primordial. Com essa ferramenta em mãos, é possível identificar todos os itens e serviços necessários para a execução de sua ação.
É importante fazer um check-list mesmo para eventos de pequeno e médio portes.
Elabore um orçamento de evento
As despesas para execução de um evento não são poucas, há muitos detalhes que precisam ser executados e todos demandam investimento. Esses investimentos vão desde a locação do espaço, alimentos e bebidas, equipamentos audiovisuais, decoração, e em alguns casos palestrantes e toda sua logística. Sendo assim, é primordial que seja elaborado um orçamento de projetos, no qual se inclua todos os itens identificados no check-list prévio do evento e suas despesas com o intuito de verificar a viabilidade do projeto antes de se iniciar o processo de criação.
Preocupe-se com a escolha da data e do tema
É necessário observar algumas regras no processo de organização do seu evento, como a escolha da data de sua realização. Não indicamos a realização de um evento em dias próximos a feriados e datas comemorativas, como Carnaval, Natal ou Ano Novo, pois isso, com certeza, colaborará para uma baixa adesão de participantes.
A escolha do tema é um dos principais pontos a ser pensado, pois define o alcance para atingir o seu objetivo, seja ele de promover informação, divulgação dos seus serviços/produtos, capacitação profissional, entre outros. Com um tema muito bem definido e elaborado torna-se mais fácil atrair o público-alvo e despertar o interesse pelo o que está sendo proposto.
Divulgação: faça convites estratégicos e personalizados
A divulgação de um evento é talvez o ponto primordial de toda a organização, pois é por meio de uma boa estratégia de divulgação que as pessoas/clientes serão atraídas. Todos nós estamos muito acostumados a receber milhares de e-mails frios e generalistas nos convidando para palestras, workshops, congressos, etc. Enviar o seu convite desta forma tornará você mais um no meio destes milhares de comunicados. Entretanto um convite personalizado, enviado diretamente ao seu cliente/prospect, mostra ao seu convidado que ele é importante para sua empresa, neste momento ele se sente especial.
Escolha bem os parceiros
Fornecedores competentes são indispensáveis na organização de eventos e escolhê-los bem é muito importante para se ter segurança durante o processo e execução do projeto. Pessoas de confiança ou bem recomendadas no meio devem ser priorizadas para que se construa uma relação de parceria. É muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas demandas, do que uma longa lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar.
Invista no pós-evento
Esta é uma etapa na organização que por vezes é erroneamente negligenciada, mas que deve fazer sempre parte de um planejamento assertivo de eventos.
Coletar o feedback do público participante e verificar quais foram os pontos de destaque e os que podem ser melhorados torna possível uma evolução na organização de outros eventos. Esses retornos podem tornar-se insights para novas ações, novas oportunidades de negócio e relacionamento com seu público de interesse.
Considerações Finais
Fazer o planejamento de um evento, sempre é um grande desafio e demanda muita capacidade de adaptação bem como profissionais com muita paciência. A rotina pode ser um pouco estressante, mas os resultados sempre geram muita satisfação.
É muito gratificante realizar um evento que alcança e supera os seus objetivos e surpreende os participantes e idealizadores.
Conte também com a expertise da Câmara Brasil-Alemanha de São Paulo. Realizamos em média 250 eventos por ano, de todos os portes com temas bastante diversificados e que engajam mais de seis mil participantes de empresas associadas e não-associadas.
Além disso, possuímos 80m² de salas modulares, com luz natural e com capacidade para até 80 pessoas em formato auditório ou espaços menores para palestras, workshops, reuniões, treinamentos, nos quais realizamos grande parte dos nossos eventos. O nosso Departamento de Eventos todo o suporte organizacional e logístico para todo o tipo de evento, realizados em nosso espaço ou em outros locais do Brasil.
Lembre-se que, quando o assunto é planejamento de eventos, você pode contar conosco para ajudar você com a organização e realização.
Para mais informações, entre em contato por meio do e-mail: eventos@ahkbrasil.com ou telefone (+ 55 11) 5180-5140
Desejo ao seu evento muito sucesso e espero que essas dicas tenham sido de ajuda para que seu planejamento e organização de eventos se tornem cada vez melhores!
Andreia Jesus dos Santos é a Diretora do Departamento de Eventos da Câmara Brasil-Alemanha e atua na área há mais de 15 anos, tendo realizado eventos de todos os portes e tipos.